Meeting design is vrij vertaald het ontwerpen van bijeenkomsten en evenementen. Daarbij wordt vooraf goed nagedacht over waarom, waar en in welke vorm de ‘meeting’ wordt georganiseerd. Wat is het doel? Hoe maak ik de meeste impact? Door de inzet van meeting design sluit de bijeenkomst beter aan bij de deelnemers, de doelstelling en het onderliggende proces.
Een 'meeting' is een breed begrip
Meeting design werkt voor diverse bijeenkomsten: van vergaderingen en trainingen tot heidagen en events. Een vergadering is vaak routine, waardoor de kans aanwezig is dat deelnemers vervallen in het bespreken van standaard agendapunten. Bij grotere evenementen zoals seminars en beurzen worden vaak bestaande formats uit de kast getrokken: gast sprekers in een zaal, round tables sessions en een borrel. Door weer terug te gaan naar de tekentafel en na te denken over wat het doel is van de bijeenkomst en de behoefte van de deelnemers, zorg je voor een meeting met meer impact.
Plan de impact
Meeting design is een vak apart, maar er zijn een aantal vragen die je jezelf nu al kunt stellen om doelgerichter en creatiever over jouw bijeenkomst na te denken.
1. Van welk proces is de meeting een onderdeel?
Een meeting is vrijwel altijd onderdeel van een proces. Er ligt altijd een proces/rode draad aan ten grondslag en een doel dat je samen wil bereiken. Deze rode draad helpt mee om de meeting vorm te geven. Hoe zorg je ervoor dat bijeenkomsten op elkaar aansluiten en in lijn blijven met het onderliggende proces?
2. Wat is een impactvolle locatie voor mijn meeting?
Creativiteit wordt niet bevorderd door routine en een afwisselende locatie kan inspirerend werken, zeker als de meeting een brainstorm betreft. Regel dus eens een andere ruimte. Ga met elkaar het bos in. Voer het gesprek in een bushokje. Plan van te voren de sfeer en de onderwerpen. Een goede locatie levert ook mooie beelden op die deelbaar zijn na de bijeenkomst.
3. Wat is de behoefte van de deelnemers en hoe houd ik hen geprikkeld, betrokken en geïnspireerd?
De inhoud is belangrijk, maar vergeet vooral de deelnemers niet. Wie zijn zij, wat brengt ze bij deze bijeenkomst, wat komen ze halen en brengen? Hoe komen zij tot hun recht? Hoe zorg je ervoor dat je daarop inspeelt, dat de deelnemers met hun verschillende invalshoeken en doelen geprikkeld worden en geïnspireerd de bijeenkomst verlaten?
4. Hoe zorg ik dat wat er besproken is blijft hangen en in de praktijk wordt gebracht?
Als mensen over een proces praten wordt de ruimte tussen de meetings vaak vergeten. Die ruimte maakt juist deel uit van het proces en is van cruciaal belang. Hoe vul je die ruimtes op? Wat ga je delen om mensen te betrekken na afloop van de meeting? Hoe zorg je ervoor dat het top of mind blijft en dat deelnemers er ook de volgende keer weer bij zijn?
