Procescommunicatie is communicatie betreffende een proces (inkoppertje natuurlijk). Dat is een erg brede definitie, die we graag wat verduidelijken. Procescommunicatie kan namelijk een krachtig instrument zijn, bijvoorbeeld tijdens een veranderingstraject. We zien het ook steeds meer toegepast worden in de crisiscommunicatie, maar zeker op organisatorisch vlak valt nog veel te winnen.
Procescommunicatie is dus precies wat het woord zegt: communicatie betreffende het proces. Dit kan betrekking hebben op de communicatie tussen de deelnemers van het proces. Daarbij kun je denken aan rekening houden met persoonlijkheidstypes en de samenstelling van een team. Echter gebruiken wij de term liever als het gaat om communicatie over een proces. Bijvoorbeeld het informeren van betrokkenen over de vordering van een project.
Waarom communiceren over een proces?
Binnen een organisatie zien we steeds meer multidisciplinaire teams ontstaan, die los van hun afdeling een project realiseren. Bedrijven en overheden laten hun hiërarchie en logge structuur los en kiezen voor een flexibelere structuur, waarin verantwoordelijkheden niet alleen in de top liggen. Bij grotere organisaties zijn vaak meerdere van deze projectteams actief die bezig zijn met langdurige ontwikkelingstrajecten. Hoe houdt je het overzicht op deze massa van teams en afdelingen en hoe zorg je ervoor dat deze ‘processen’ ook echt impact hebben? Procescommunicatie is daar een zeer geschikte methode voor.
De verantwoordelijkheid om te communiceren ligt niet meer alleen bij de afdeling communicatie. De multidisciplinaire projectteams zullen zelf moeten overbrengen naar de organisatie waar ze mee bezig zijn en wat hun bestaansrecht is. Ze moeten gaan communiceren over hun proces om mensen betrokken te krijgen en impact te hebben.
Hoe werkt procescommunicatie binnen een organisatie precies?
Het kan zijn dat je collega’s wil informeren over de vorderingen van de ontwikkelingen van een app. Of je bent binnen je organisatie bezig met het ontwikkelen van een nieuwe werkwijze. Het is dan belangrijk dat je draagvlak creëert binnen de gehele organisatie zodat iedereen achter deze nieuwe manier van werken staan. Procescommunicatie is dan onmisbaar.
We zien vaak dat een proces bestaat uit mijlpalen; een kick-off, een paar meetings, een brainstorm of een presentatie. Logischerwijs zou er een rode draad moeten lopen door al deze mijlpalen om zo impact te creëren. Procescommunicatie begint bij het communiceren over deze mijlpalen (pieken) op een dusdanige manier dat de betrokkenen ook betrokken blijven tussen de mijlpalen in (dalen).
