Visueel notuleren: vergaderen kan leuker én effectiever!

Visueel notuleren (ook wel: verslaglegging 2.0 of zakelijk tekenen) is het visueel samenvatten en vastleggen van de inhoud van een bespreking, presentatie of andere bijeenkomst.

Een visueel notulist of visual consultant maakt live een beeldend verslag van wat er wordt besproken. Deze zorgt ervoor dat de kern van de bijeenkomst wordt gevangen in een overzichtelijke visual. Een visuele notulen is minder gedetailleerd dan een traditionele notulen, maar richt zich juist op het kernachtig samenvatten van de belangrijkste besproken zaken.

Visueel notuleren is een vorm van visueel faciliteren, waarbij processen worden (be)geleid middels visuele middelen.

Wat zijn de voordelen van visueel notuleren?

Visueel notuleren kent een aantal voordelen ten opzichte van traditioneel notuleren.

• Sneller naar de kern van je verhaal
Een visuele notulen gaat niet in op alle details, maar legt alleen vast wat echt belangrijk is. Omdat de notulist ter plekke een keuze moet maken van wat er wel en niet wordt gevisualiseerd, ligt de nadruk minder op onnodige details.

• Complexe zaken eenvoudig weergeven
Het is vaak een uitdaging om een rode draad te volgen tijdens gesprekken over complexe zaken zoals techniek of ICT. Het helpt dan om een visuele notulen te laten maken.

• Een visuele notulen inspireert en maakt de sessie creatiever!
Mis je het vuur in een brainstorm? Of heb je een beetje extra creativiteit nodig om tot dat ene idee te komen? Een visuele notulen kan dan net dat out-of-the-box perspectief bieden dat je nodig hebt.

• Visuals zijn leuker om te delen
Traditionele notulen zijn langdradig en een formaliteit. Ze worden daarom vaak slechts eenmalig gedeeld na een bijeenkomst. Visuele notulen zijn beter ingericht om de communicatie rondom de besproken onderwerpen op gang te brengen. Knip bijvoorbeeld op zichzelf staande stukken uit de notulen om apart te delen, of te gebruiken voor een nieuwsbrief, website of intranet.

• Een visuele notulen heeft meerwaarde zowel tijdens als ná de sessie
Je brein slaat visuals beter op dan tekst. Omdat de deelnemers de visuele notulen zien ontstaan blijft wat is besproken beter hangen.

• Een visual helpt structuur aan te brengen in het overleg
Soms spring je in een bespreking van hot naar her. Dit zie je dan direct terug in de visual! Zo wordt de notulen een goed middel om het overzicht te bewaren en on-topic te blijven.

 

Welke gelegenheden zijn geschikt voor een visuele notulen?

Hoewel een visueel notulist van elk verhaal een mooie visual kan maken, zijn er toch bepaalde gelegenheden waar een visuele notulen echt tot zijn recht komt. We onderscheiden grofweg drie soorten events:

 

Vergaderingen en meetings

Bij een vergadering is een notulen vaste prik. Wil je meer halen uit je vergadering? Probeer dan eens een visuele component toe te voegen aan het overleg! Dit wordt al vaker toegepast onder verschillende benamingen, zoals ‘visueel vergaderen’, zakelijk tekenen, ‘visual recording’, ‘visual note-taking’, ‘graphic recording’, etc. In een reeks vergaderingen kan de visuele notulen de agenda vormgeven.

Brainstormsessies en heidagen

Creatieve sessies zijn uitermate geschikt om visueel te (bege)leiden. Alle ideeën komen dan direct tot leven, en het is gemakkelijker om de creatieve draad weer op te pakken als het meerdere sessies betreft.

Congressen, beurzen, business events

Er liggen nog veel visuele kansen bij business events! Je ziet nu vooral visuele notulisten bij lezingen en keynotes van belangrijke sprekers. Bij presentaties wordt echter vaak al een (PowerPoint-)presentatie gebruikt. Extra visuele ondersteuning is dan vaak niet nodig.

Als je out-of-the-box durft te denken liggen er meer kansen op dit gebied. Op een congres ga je bijvoorbeeld vaak naar meerdere lezingen en is er vaak een pauze tussendoor waarbij de inhoud nog eens onderling wordt nabesproken. Deze indrukken kun je ophalen middels een visuele notulist. Borrelbabbels zijn vaak interessante gesprekken om zichtbaar te maken!

Live communicatie

Bij beurzen valt dit meer onder de noemer tabletalks: experts die aan tafel een gesprek voeren over onderwerpen die spelen in de branche. Die talks visueel vastleggen is heel waardevol voor de bezoekers. Dit geldt ook voor debatten; allemaal waardevolle interactiemomenten.

Bij beurzen draait het om live communicatie. Om het live contact met je doelgroep. Want wat is waardevoller dan de gesprekken met jouw doelgroep? En hoe zorg je ervoor dat wat er besproken wordt niet vervliegt? Dat je er vervolgens direct werk van kan maken?

Bij beursstands kun je gesprekken vastleggen, marktproblemen oplossen, meedenken en vastleggen. Zo bieden organisatoren meer dan alleen vierkante meters, maar faciliteren ze ontmoetingen en gesprekken. Visueel notuleren kan bijdragen om deze gesprekken te vangen en deelbaar te maken. Op die manier vergroot je de impact van de beurs. Ook standhouders zelf kunnen een visuele notulist uitnodigen binnen de stand om gesprekken vast te leggen.

 

Waarom wil ik visueler werken?

Een belangrijke vraag om jezelf te stellen als je visueler wilt gaan werken is; hoe wil je de visuals gaan inzetten? Doelstellingen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• De bijeenkomst versterken;

• Impact vergroten;

• Overleg stimuleren;

• De visual achteraf delen als samenvatting.

• Wil je de visuals terug laten komen in vervolg overleggen?

• Of wil je ze gaan gebruiken in je communicatie met betrokkenen die niet bij het overleg zelf waren?

Als je actief wilt communiceren op basis van de bijeenkomst, is er veel meer mogelijk dan alleen een saaie notulen die niemand leest. Denk bijvoorbeeld aan posters op kantoor bij de koffieautomaat.

Hoe kies je een visueel notulist? 

Op basis van je doel kies je een notulist. In tegenstelling tot traditionele notulen, komt er meer kijken bij de keuze van een visuele professional. Welke stijl past bij jou(w huisstijl)?

Wil je een notulen op papier of digitaal? De markt voor visueel faciliteren groeit en er ontstaan steeds meer partijen die hun eigen sausje toevoegen aan de visuals. Cartoonisten hebben vaak een compleet andere stijl dan sneltekenaars. Bekijk hier een aantal voorbeeldstijlen.

 

Visueel notuleren: op papier of digitaal?

Daarnaast onderscheiden we grofweg twee soorten notulen: op papier of digitaal. Babbels in Beeld is gespecialiseerd in digitale illustraties. Maar het is ook mogelijk om notulen op papier achteraf te digitaliseren. Het voordeel van een digitale versie is dat het makkelijk is om de notulen te delen en in te zoomen op specifieke delen van de illustratie.

Dit is extra leuk op een beurs: bezoekers kunnen de visuals direct ontvangen via email. Zo verzamel je de emailadressen voor remarketing en verleng je tegelijkertijd de impact van het event!

 

Visueel notuleren, dat kun je leren! 

Visueel denken is net als een nieuwe taal leren. Iedereen kan het! Met een beetje oefening en begeleiding begeleid ook jij in no time jouw bijeenkomsten met praktische tekeningen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Kijk hier voor meer informatie over onze workshops ‘visueel notuleren’ en ‘visueel faciliteren’.